– Som medlemsbedrift er vi underlagt regelverket til FinAut, og det er grunnmuren vår. Men så handler det også om hvordan du forvalter det regelverket internt, sier Nina Olsen, bedriftsansvarlig for autorisasjonsordningene i Storebrand.

– Rutinene må tilpasses egen virksomhet og organisering. 

I praksis innebærer det et kontinuerlig arbeid tett på den operative virksomheten. I Storebrand håndteres et høyt volum av kundedialog daglig, og med det følger også risiko for avvik.

– Da oppstår det situasjoner. Mangler i vår rådgivning kan oppdages gjennom stikkprøvekontroller, uavhengige etterlevelseskontroller eller kundeklager. Noen ganger får vi også tilbakemeldinger fra kunder om ting konkurrenter gjør, sier Olsen.

Flere brudd på god skikk

FinAut opplyser at det har vært en økning i antall meldte brudd på bransjenormen «god skikk».

Å identifisere avvik er en styrke”

Nina Olsen, Storebrand

– Å avdekke feil er en styrke, ikke en svakhet. Når brudd meldes og brukes til forbedring, viser det at styringen fungerer i praksis, sier juridisk fagsjef Vibeke Høsteng, i en pressemelding fra FinAut.

– I en bransje med høy aktivitet vil det alltid oppstå situasjoner der rutiner ikke følges fullt ut. Spørsmålet er om de fanges opp og brukes til læring.

Samtidig viser FinAuts internkontrollundersøkelse at en tredjedel av medlemsbedriftene ikke har registrert eller behandlet mindre eller enkeltstående brudd det siste året. Det stiller Høsteng spørsmål ved, gitt aktivitetsnivået i bransjen.

– Når enkelte typer brudd går igjen, handler det ofte om hvordan virksomheten har organisert arbeidet sitt og fulgt opp egne retningslinjer. Koblingen mellom «god skikk» og virksomhetens praksis er avgjørende, sier Høsteng, som etterlyser hyppigere innrapportering og behandling i medlemsbedriften av mindre eller enkeltstående brudd.

Avvik må til for læring

Som en av landets største bedrifter tilknyttet autorisasjonsordningen har Storebrand, naturligvis, hatt tilfeller de har rapportert videre.

– Avvik er ikke noe negativt i seg selv. Å identifisere avvik er en styrke. Det er en forutsetning for å kunne forbedre seg. En nullvisjon for avvik er ikke realistisk, sier Olsen.

– I ytterste konsekvens kan en rådgiver miste retten til å drive rådgivning. Du må være autorisert for å kunne ha en slik rolle. Hvis autorisasjonen faller bort, blir det en personalsak, fordi man da i praksis ikke kan stå i stillingen, sier Olsen.

Det trenger imidlertid ikke være så alvorlig. Mye av arbeidet handler om læring og forbedring, ikke sanksjoner.

– Det kan også for eksempel være en rådgiver som har misforstått noe i opplæringen, og så oppstår det en hendelse som egentlig kunne skjedd hvem som helst. Da handler det om å fange det opp, rette det og lære av det. Det er alltid rom for å forbedre rutiner og praksis.

Strukturert prosess

Selve sakshåndteringen følger en strukturert prosess, der alvorlighetsgrad avgjør videre løp.

– Typisk sakshåndtering hos oss starter med at hendelsen oppdages ute i operativ virksomhet. Fagansvarlige, kvalitetsansvarlige og ledere vurderer først hva dette er. Vi har etablert en felles prosess for melding av operasjonelle hendelser i Storebrand.

Oppfølging av avvik, er avhengig av hvor alvorlige konsekvenser det får. Mindre avvik kan håndteres og rettes opp raskt. Dersom avviket er så alvorlig at Storebrand vurderer å sende melding til FinAut, kobles Olsen på saken også, i kraft av å være bedriftsansvarlig.

– Da samler vi all informasjon og kontekst. Vi setter oss ned sammen, compliance, fagområde og ledelse, og går gjennom saken punkt for punkt. Vi vurderer hvilke deler av regelverket som er brutt, og hvordan det skal rapporteres. Det er et ganske strengt regime når du skal melde inn til disiplinærutvalget. Saksfremlegget må være veldig nøyaktig og etterrettelig, fordi det kan få store konsekvenser både for rådgiver og foretak.

Fakta: Mindre avvik

Hvilke tiltak som brukes når det er mindre avvik vil variere, siden virksomhetene selv sitter nærmest saken og vurderer hva som er hensiktsmessig.

I tidligere undersøkelser har medlemsbedriftene blant annet oppgitt følgende tiltak:

oppfølging og samtaler med rådgiver og leder

tettere oppfølging

opplæring av rådgiver og team

diskusjoner i fagmiljø eller team

jevnlige kontroller

gjennomgang og forbedring av rutiner

fratakelse av fullmakt

advarsel

at autorisasjonen settes i status «hvilende» til kompetansen er tilfredsstillende

forbedret systemstøtte

Kilde: FinAut