– De fysiske rammene vi har rundt oss, har mye å si for hvordan organisasjonen fungerer, sier Ifs leder for HR i Norge, Anne Ingrid Espås Syversen. 

Forsikringsselskapets nye hovedkontor på Vækerø er designet for å rive ned stengsler mellom avdelinger som tidligere har hatt lite kontakt med hverandre. Silo-tenkningen er sendt på historiens skraphaug.   

– Vi tillitsvalgte er glade for å se at ansatte som ikke sitter i ledelsen, har blitt hørt gjennom prosessen med kontorets renovering. For oss har det vært viktig å sikre at stemmene til de ansatte blir tatt hensyn til, og jeg opplever at ledelsen har gjort en god jobb med å lytte til våre bekymringer og tilbakemeldinger, sier Finansforbundets tillitsvalgte, Harald Bakke.  

Ombyggingen startet i 2020 og ble ferdigstilt i 2023. Da Norge var nedstengt kunne det meste av byggingen foregå uten å forstyrre de ansatte. Og før en eneste spiker ble slått i veggen, hadde ansatte fra alle avdelinger deltatt i workshops.  

– Vi har opplevd at det har blitt gjort en god innsats for å minimere forstyrrelsene, og sikre at arbeidshverdagen vår kunne fortsette så normalt som mulig, sier Bakke og legger til at det blant annet var tilrettelagt for hjemmekontor.  

I periodene der Norge ikke var nedstengt, ble berørte kontorplasser midlertidig flyttet for å å imøtekomme de ansattes behov mens arbeidet pågikk. 

ANSATTE BIDRAR PÅ EGET INITIATIV 

Lokalene alene skaper imidlertid ikke engasjement og relasjoner. Til det trenges det folk. I If har de ansatte selv tatt initiativ til å skape aktivitet som gjør kontoret til mer enn «bare» et sted å sitte og jobbe.  

Glød er en aktivitetsgruppe som ble startet av de ansatte selv. De steller i stand sosiale arrangementer som fremmer en inkluderende bedriftskultur på tvers av avdelingene. Initiativet er et høyt verdsatt bidrag til det sosiale miljøet på Vækerø, så gruppemedlemmene får bruke noe av arbeidstiden sin til å sette opp arrangementene. Fellesnevneren er opplevelsesmomentet.  

Det er blitt lettere å spørre folk. Tuva Christiansen er én av ildsjelene i Glød. Selv om gruppen ikke har noe stort budsjett, mener hun at bidraget fra Glød, sammen med aktiviteter i regi av konsernet, er med på å gjøre If til en attraktiv arbeidsplass.  

– Vi opplever at ved å være mer opplevelsesorientert så blir vi mer attraktive for eksempel for IT-ansatte, hvor det ofte er unge, ambisiøse ansatte som er ettertraktet på arbeidsmarkedet. Kontorlokalene legger til rette for dette, sier Tuva Christiansen.  

Som hovedregel skal de ansatte bruke mer enn 50 prosent av arbeidstiden på kontoret. De dagene det er populære “happenings” på kontoret, kan oppmøteprosenten fort komme over 70 prosent.  

LETTERE Å SPØRRE EN KOLLEGA 

En av effektene Christiansen ser av at det har blitt mer samhandling på tvers av avdelingene, er at barrierer er bygget ned på flere praktiske områder. Det er blitt lettere å spørre folk. Et helt konkret eksempel hun trekker frem, er ved AB-testing, der to alternativer vurderes opp mot hverandre. 

Det er blitt lettere å spørre folk.

Tuva Christiansen, If

– Man er ikke lenger “redd” for å gå inn i en annens hverdag og be om innspill og synspunkter. Tidligere måtte man spørre ledere om de kunne sette av tid slik at noen av deres ansatte kunne dukke opp på et møterom til et bestemt klokkeslett. Ting har blitt mindre hierarkisk. Det er oftere slik at de som har blitt kjent, bare tar kontakt, sier hun.  

Effekten av Glød-arrangementene får drahjelp av at de fysiske kontorfasilitetene legger til rette for å forsterke effekten av engasjement på tvers av avdelinger. Til sammen har kontor og opplevelser skapt en kultur der det er blitt naturlig å si hei til folk i heisen, og ansatte fra ulike avdelinger slår av en liten prat ved kaffemaskinen. 

DE VIKTIGE MIKROPAUSENE 

Forsikringsbransjen er stillesittende, og stillesitting i åtte timer er ikke bra for helsen. 

Å spille litt ping-pong eller biljard får folk opp fra kontorstolen.

Trude Harneshaug, If

– Det er viktig å få folk til å reise seg og ta mikropauser. Å spille litt ping-pong eller biljard får folk opp fra kontorstolen. Mikropauser med bevegelse er med på å forebygge sykefravær, sier Trude Harneshaug. 

Hun er også klar på at om man ikke tar seg en pause, kan man rett og slett bli mindre effektiv. 

Ved IFs hovedkontor har alle ansatte tilgang til treningsfasiliteter, et pop-up yoga-rom og sosiale samlingspunkter med blant annet shuffleboard, fussball, bordtennis og biljard. Kaffebaren med den ekstra gode kaffen, har også blitt en naturlig plass å bli kjent med kolleger på tvers av avdelingene.  

LAVT SYKEFRAVÆR OG LAV TURNOVER 

Det er vanskelig å tallfeste hvilken betydning renoveringen har hatt for bedriften. Men ansatteundersøkelser viser at tilfredsheten med kontorfasilitetene på Vækerø har økt betydelig. 

– Våre ansatte svarer på en årlig undersøkelse hvor de gir score fra 1 til 5, der 1 betyr “lite fornøyd” og 5 betyr “veldig fornøyd”. Resultatet på spørsmålene angående hovedkontoret vårt fra før oppgraderingen til etter, har endret seg fra 3,7 til 4,6 sier Harneshaug. 

Ifs leder for HR i Norge, Anne Ingrid Espås Syversen, legger til at sykefraværet er stabilt lavt og turnoveren lav på Vækerø-kontoret. 

– Noe som kan være en pekepinn på at folk trives her, mener hun.