Torsdag forrige uke besluttet If at alle som kunne, skulle ha hjemmekontor. I dag jobber omkring 95 prosent av selskapets 1 500 ansatte i Norge hjemmefra.  

Tekst: Sjur Anda 

Nils Herward er leder for kundesenteret i Sarpsborg, og jobber selv fra hjemmet i Strømstad.  

– Det er imponerende å se hvordan en så stor organisasjon har omstilt seg så fort. Ledelsen har hele tiden vært på og fulgt myndighetenes råd, fra å se på hvordan vi skulle håndtere og redusere risikoen på kundesentrene, til at de nå har innført hjemmekontor for de aller fleste. Nå er vi på kundesentrene spredt ut over, i hjemmet til de ansatte, sier Herward, som også skryter av hvor tilpasningsdyktige de ansatte er.  

– Vi ser en imponerende dugnadsånd, folk jobber og står på og glemmer nesten å ta pause. Der har vi som ledelse et ansvar, å sørge for at folk ikke jobber for mye, sier han. Når alle skal jobbe hjemme har det vært en stor praktisk og logistisk øvelse.  

– Vi har fått utstyr ut til de fleste, men det er annerledes å sitte hjemme. Det er ikke alle som har en god pult eller en god stol eksempelvis. Det har vi fått kjøpt inn, og noe utstyr har folk hentet på kundesenteret. Vi har også handlet inn et stort antall bærbare PC-er, til de som trenger det. Andre har hentet PC-er og skjermer på kontoret, forklarer Herward.  

Også kundene har vist stor forståelse for at dette er en ekstraordinær situasjon.  

– Kundene ringer oss om alt mulig, fra uro over situasjonen til reiseråd også videre. Samtidig forstår de at situasjonen på skadesentrene i er spesiell og at svartiden kan være noe lenger enn vanlig, sier Herward. 

– Hvordan er det å være leder fra hjemmekontor? 

– Det fungerer greit. Vi har ulike chatter, og jeg har møte med mine ledere hver dag, der vi sender ut ulik informasjon og hilsener til de ansatte. Alle team har egne chatter, der de holder kontakten gjennom dagen. I tillegg er det teammøter, slik at man kan høre stemmen til hverandre. I en situasjon som dette er det viktig å holde stemningen oppe og støtte hverandre. Mange er urolige, både for seg selv og pårørende, sier Herward, som har 50 ansatte under seg på kundesenteret i Sarpsborg.  

Kundene ringer oss om alt mulig, fra uro over situasjonen til reiseråd

– Hva har vært de største utfordringene i dette? 

– Det har egentlig gått utrolig bra. Medarbeiderne har stått på og gjort dette mulig. Folk tar initiativ og kommer med forslag til løsninger på ting etter hvert som de dukker opp. Det er nesten som om vi har trent på dette hundre ganger. Forutsetningen har også vært en svært velfungerende teknisk support, med medarbeidere som står på for fullt for at alle skal få den hjelpen og utstyret de trenger. Det er solidaritet og dugnad i praksis. Vi er også i planleggingsfasen for å møte de utfordringene som kommer på litt lenger sikt når folk jobber hjemmefra, sier Herward.  

FLERE JOBBER PÅ REISEFORSIKRING 

Når omkring 1 400 ansatte skal flyttes til hjemmekontor i løpet av et par dager, er det klart at det skaper utfordringer.  

– En ting er at folk skal sitte hjemme og jobbe, og at det tekniske skal fungere, men samtidig har vi en femdobling av trafikken fra kundene. Det er en skikkelig utfordrende situasjon. Per i dag har vi god tilgjengelighet, selv om det er høyt press på reiseforsikring. Folk vil hjem og de vil avbestille. Vi har derfor bedt de som skal reise de nærmeste 10 dagene om å kontakte oss først, så tar vi det i tur og orden. Alle får det de har krav på, sier informasjonsdirektør Jon Berge i If.  

For å møte trykket har flere medarbeidere blitt omprioritert til reise, og fått rask opplæring på dette. I tillegg sitter det også en del helt nye innleide på hjemmekontor, de får opplæring via nett og telefon.  

– Det er ikke optimalt, men vi får flere til å jobbe. I tillegg har vi også høyt trykk på sentralbordet, der folk som til daglig jobber med alt fra produktutvikling, og analyse til markedsføring, tar sin tørn. Også sentralbordet håndteres hjemmefra, sier Berge, som selv jobber hjemmefra, med barn, kone og hund i huset.  

– Hva er de største utfordringene i dette? 

– Jeg tror ikke vi har sett de største utfordringene ennå. Spørsmålet er hvordan dette går når dette drar ut på tiden, når lederne skal fjernbetjene de ansatte hjemmefra, ansatte som møter utforinger med mange mennesker hjemme i en liten leilighet. Heldigvis kan folk komme til noen av kontorene innimellom, så lenge de ikke er så mange. Det kan være en god pust i hverdagen, sier Berge.  

SKRYTER AV LEDELSEN 

Også de tillitsvalgte er fornøyde med måten selskapet har håndtert den nye situasjonen.  

– Vi har hatt en kriseledelse i Norge som har tatt dette på alvor. De var tidlig ute med å lage retningslinjer som folk har fulgt. Utfordringen er å få folk til å ha en så bra arbeidsdag som mulig. Det viktig å skape rutiner, og å ha en timeplan, med pauser. Det er fort gjort å gå i fella og jobbe uten stans. Da er det fort gjort å gå på en smell, sier Ingar Brotnov, hovedtillitsvalgt i If.  

Han ser også for seg at det kan bli frustrasjon og utfordringer for folk som har ansvar for barn samtidig.  

– Mange skal følge opp med skolearbeid og lignende, samtidig som de jobber. Det kan ikke bli bare enkelt, sier han.  

Samtidig understreker han arbeidsplassens sosiale funksjon.  

– De som sitter alene trenger litt sosial kontakt. Det å ringe eller skype med kollegaer man vet bor alene og er i karantene er viktig. Det vil jeg oppfordre til. Det er umulig å forutse hvordan ting utvikler seg videre, det tynger folk. Da er det viktig å føle støtte. Samtidig er det viktig at arbeidstakerne er fleksible i denne perioden, slik at vi holder bedriften i gang og berger arbeidsplasser. Samtidig må ting være basert på frivillighet, sier Brotnov, som passer på å skryte litt ekstra av ledelsen.  

– De har omdisponert ressursene, slik at de som ikke har hatt så mye å gjøre hjelper til der det renner over, slik som eksempelvis reiseforsikring. I dag må vi hjelpe hverandre, avslutter han.